Ziele und Kennzahlen im Team Bord – Ein Wegweiser für den Teamerfolg

In selbstorganisierten Teams sind Transparenz und Klarheit wichtige Säulen, damit Teams sich in ihren Entscheidungen und der Arbeitsweise ausrichten können. Klare Ziele und messbare Kennzahlen sind dabei eine unerlässliche Hilfe für die Tagessteuerung bzw. kurzzyklische Orientierung, um den Fortschritt eines Teams transparent zu machen und sicherzustellen, dass man auf dem richtigen Weg ist.

Das TeamBoard von flying anchor ist hierführ der visuelle Anker. Bereits in den vorherigen Blog-Beiträgen wurden die grundlegenden Aspekte des TeamBoards vorgestellt:

• Einführung und Überblick: Hier wurde die Bedeutung des TeamBoards für die Selbstorganisation betont. Es wurde als Instrument vorgestellt, das Transparenz schafft und die Zusammenarbeit erleichtert.
• Grundwerte und Spielregeln: In diesem Beitrag wurden die fundamentalen Prinzipien und Werte behandelt, die ein erfolgreiches Team ausmachen. Werte und Spielregeln werden am Team Board als Basis der Zusammenarbeit vereinbart.

Die Rubrik „Kennzahlen“ hilft dabei, anhand der Ziele eines Teams die Zielerreichung für alle stetig sichtbar zu halten und die Fortschritte regelmäßig gemeinsam überprüfen und aktualisieren zu können. Diese Rubrik beinhaltet:

1. Teamziele (Tagessteuerung): Langfristige Visionen und Missionen, die das Team erreichen möchte. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein.
2. Projektziele: Konkrete Meilensteine für besondere Maßnahmen, die zum Erreichen der Teamziele beitragen.
3. Kennzahlen (KPIs): Messbare Werte, die den Fortschritt und die Leistung des Teams quantifizieren. Beispiele hierfür sind die Anzahl abgeschlossener Vorgänge im Team oder die Kundenzufriedenheit (häufig anhand von „Beschwerden“).

Die Vorteile klar definierter Ziele und Kennzahlen sind:

• Transparenz und Verantwortlichkeit: Alle Teammitglieder wissen genau, was von ihnen erwartet wird und können ihre Leistung entsprechend steuern.
• Motivation und Engagement: Klar definierte Ziele machen den Sinn und Zweck der eigenen Arbeit deutlich, was die Bindung und Motivation steigert.
• Kontinuierliche Verbesserung: Regelmäßiges Überprüfen der Kennzahlen hilft, Schwachstellen zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen zu implementieren.

Was die Erfahrung lehrt

Der Umgang mit Kennzahlen erfordert Fingerspitzengefühl. Zwei Kundenbeispiele zeigen, dass die Orientierung mit Zielen auch ohne numerische Werte gut funktionieren kann und das Team Board hauptsächlich als Ort für Kollaboration und kontinuierliche Verbesserung dient.

In einem Antragsteam einer Krankenversicherung wurden die Prozesse von einer spezialisierten Bearbeitung auf ein Fallmanagement aus einer Hand umgestellt. In einem Piloten wurde die neue Arbeitsweise erprobt und über ein TeamBoard wurde der kontinuierliche Weiterentwicklungsprozess visualisiert. Es wurde begonnen, mit dem Blick auf das Tagesgeschäft, zu überwachen ob Rückstände entstehen und ob sich das Team unter Druck fühlt oder ob es Störeinflüsse gibt (siehe Titelbild). In einer Tages-Schlussbesprechung wurden die Werte gemeinsam überprüft. Erst später wurde mit „echten“ Kennzahlen gearbeitet – für das Pilot-Team war das ein angemessener Start. Ein Team muss langsam an den Nutzen und den Dialogprozess anhand eines Team Board herangeführt werden.

Ein anderes Team hatte sich entschlossen, die Kundensteuerung in einem städtischen Sozialservice zu verändern. Hier stand die soziale Fürsorge im Vordergrund und das Ziel war, niemanden, der innerhalb der Sprechzeiten ins Kundencenter kommt, abzuweisen. Für das Team waren qualitative Ziele wichtiger als „harte“ Kennzahlen (siehe Abbildung Mitte). Diese Zielbereiche wurden in der Schlussbesprechung nach einem Sprechtag gemeinsam bewertet und der Fokus aller Team-Mitglieder stetig auf die gemeinsam formulierten Ziele gerichtet. Bei Problemen wurden Maßnahmen vereinbart, Leitlinien angepasst oder schriftliche Kommunikation/Poster angepasst. So konnte das Team die Qualität ihres Prozesses laufend verbessern.

Und nicht vergessen: Erfolge feiern und sich belohnen!